Bijna twee jaar voorbereiding was eraan vooraf gegaan. En toen, in de kerstvakantie van 2023/2024, leverde het projectteam SAPHiR gezamenlijk dé krachtsinspanning: het overzetten van diverse HR-processen naar nieuwe systemen.
Onder meer verlof, het registreren van overuren, de loonstrook en verzuim- en hersteldmeldingen gingen allemaal per 1 januari 2024 over naar nieuwe systemen. Natuurlijk ging dit niet over één nacht ijs: de eerste voorbereidingen startten al in maart 2022.
Krachten gebundeld
“Voor dit project hebben de collega’s van IT, HR, salarisadministratie en master data management de krachten gebundeld, samen met de drie systeemleveranciers”, vertelt Directeur HR&IC Marie-José Koole. “En vergeet ook niet opleidingen en communicatie! Tegen het einde van het jaar werkten ongeveer vijftig mensen samen naar de livegang van 1 januari toe. Die datum was een harde deadline, want dan zou ons oude systeem ADP eruit gaan. En dat is gelukt: dankzij een zorgvuldige voorbereiding, afstemming, tomeloze inzet en betrokkenheid vanuit iedereen hebben we een mooi resultaat neergezet. Ik ben erg trots op iedereen die heeft bijgedragen.”
Intensieve kerstperiode
In totaal 512 dagen is er aan het project gewerkt, totdat het in maart 2024 aan de beheerorganisatie werd overgedragen. Vooral de laatste kerstperiode was intensief: met uitzondering van de beide kerstdagen en nieuwjaarsdag 2024 heeft vrijwel het hele projectteam doorgewerkt om de deadline te halen. Op 1 januari was de nieuwe HR-omgeving een feit. En daarna begon een nieuwe fase: gaan werken in de nieuwe omgeving, nazorg leveren, ervaring opdoen en verbeteringen aanbrengen.
Dinsdag 2 januari 2024 in de ochtend kwamen projectleden bijeen op Centraal Kantoor in Amstelveen om te proosten op de livegang met een hapje en een sapje.
Dinsdag 2 januari 2024 in de ochtend kwamen projectleden bijeen op Centraal Kantoor in Amstelveen om te proosten op de livegang met een hapje en een sapje.
Wat is er allemaal sinds de kick-off tot de livegang gebeurd? Veel! Kijk maar naar onderstaande feiten en cijfers.
sprints van drie weken
0
testscenario’s
0
gelogde items in het project management dashboard Jira
0
1
Teams projectomgeving met 50 leden en 13 kanalen, waaronder Stuurgroep, Architectuur, Change Management, Test Management, Realisatie en bouw.
bevindingen
0
extra teams omgevingen om samenwerking met leveranciers te faciliteren
0
escalaties op prio, resources en applicaties
0
cutover- en datamigratietests voorafgaand aan start migratie
0
Kick-through
bijeenkomst op 31 oktober 2023 als opmaat naar go-live van 1 januari 2024. Met een zelfgemaakte pubquiz! Wist je bijvoorbeeld dat het projectlogo geïnspireerd is door het Delfts Blauw Hart?
per week, elke dinsdag en donderdag een stand-up om voortgang te bespreken
0x
Data freeze
op 5 december 2023. Vanaf dat moment zijn in totaal 408 cutover stappen gezet! Er werd dagelijks over de voortgang gerapporteerd, met de legendarische afsluitende zin “It ain’t over till it’s cutover”.
webinars voor leidinggevenden met een doorkijk naar het nieuwe Verzuimportaal, in de periode tussen 21 november en 14 december
0
0
instructievideo’s en net zoveel quick reference cards om wegwijs te worden in de nieuwe systemen.
interne communicatieberichten in de periode november 2023 (aankondiging) tot en met januari 2024 (lancering van de eerste nieuwe loonstrook)